投稿日：2025年5月9日
帳簿書類と証憑書類ってなに？
まずは、それぞれの意味をざっくり押さえましょう！
● 帳簿書類とは？
帳簿書類は、「お金の流れを記録したノート」のようなもの。
たとえば、
- 現金出納帳
- 売上帳
- 経費帳
- 総勘定元帳
- 仕訳帳
などがこれにあたります。
👉 つまり、「いくら売り上げたか」「どんな経費を使ったか」をまとめた記録が帳簿です。
● 証憑書類とは？
証憑書類は、「取引が本当にあったことを証明する証拠書類」です。
具体的には、
- 領収書
- 請求書
- 納品書
- 見積書
- 契約書
などが該当します。
👉 お金を使ったりもらったりした証拠を残すために必要な書類です！
保存期間はどれくらい？
▼ 青色申告の場合
| 保存が必要なもの | 保存期間 | |||
|---|---|---|---|---|
| その他の書類 | 取引に関して作成し、又は受領した上記以外の書類 （請求書、見積 書、契約書、納品書、送り状など） | ５年 | ||
| 帳簿 | 仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、固定資産台帳など | ７年 | ||
| 書類 | 決算関係書類 | 損益計算書、貸借対照表、棚卸表など | ７年※ | |
| 現金預金取引等関係書類 | 領収書、小切手控、預金通帳、借用証など | ７年 | ||
※ 前々年分の事業所得及び不動産所得の金額が300万円以下の方は５年間となります。
▼ 白色申告の場合
| 保存が必要なもの | 保存期間 | |||
|---|---|---|---|---|
| 帳簿 | 収入金額や 必要経費を 記載した 帳簿（法定帳簿） | ７年 | ||
| 業務に関して作成した上記以外の帳簿（任意帳簿） | ５年 | |||
| 書類 | 決算に関して作成した棚卸表その他の書類 | ５年 | ||
| 業務に関して作成し、又は受領した請求書、納品書、送り状、領収書などの書類 | ||||
▷ 前々年分の業務に係る雑所得の収入金額が300 万円超の方は、その業務に係る現金預金取引等関係書類を５年間保存する必要があります。
👉 基本は7年保存しておけば安心！
保存方法とポイント
書類をきちんと保存するコツをまとめました。
✔ 紙で保存する場合
年度ごとにファイリング
種類別（売上・経費など）に分類
ファイルに「年度」「種類」をラベリングしておくと◎
✔ 電子で保存する場合（電子帳簿保存法に対応）
領収書や請求書をスキャンしてPDF保存
日付・取引先・金額などがすぐわかるファイル名にする
タイムスタンプを付与するか、訂正・削除履歴が残る仕組みを用意
※電子保存には事前申請が不要になりました（2024年改正対応）。
✔ 紛失しないために
クラウドストレージ（Google Drive、Dropboxなど）も活用
定期的にバックアップを取る！
こんなミスに注意！
「売上は帳簿につけたけど、領収書を捨てちゃった！」
「経費にしたのに、領収書が見つからない！」
「年度ごちゃごちゃで、どれがいつの書類かわからない！」
👉 こうなると、税務調査のときに経費を否認されるリスクがあります。
きちんと帳簿と証憑をセットで管理することが超重要です！
まとめ
帳簿書類＝お金の記録
証憑書類＝取引の証拠
保存期間は基本7年
紙でも電子でもOKだけど、きちんと分類・保管すること！
地味な作業ですが、きちんとやっておくと確定申告もスムーズ、税務調査も怖くない！
今日からコツコツ管理していきましょう！
